Oikeudellisen termin kuvaus Documentum:
Documentum on termi, jota käytetään viittaamaan asiakirjaan tai dokumenttiin, jolla on virallinen tai laillinen merkitys. Se on asiakirja, joka sisältää todisteita tai tietoja, jotka ovat välttämättömiä oikeudellisissa menettelyissä tai hallinnollisissa toimissa. Tämä termi voi viitata monenlaisiin dokumentteihin, kuten sopimuksiin, testamentteihin, virallisiin raportteihin, todistuksiin, lakiin perustuviin päätöksiin tai oikeuden päätöksiin.
Suomen oikeusjärjestelmässä documentumilla on keskeinen rooli, sillä se on todistusväline, jonka perusteella oikeuden päätökset usein tehdään. Asiakirjan tulee täyttää tietyt formaalit vaatimukset, jotta se katsotaan päteväksi ja siten käyttökelpoiseksi todisteeksi. Esimerkiksi documentumin on oltava ymmärrettävästi kirjoitettu, sen on sisällettävä tarvittavat tiedot asiaan liittyen ja sen on oltava allekirjoitettu asianmukaisesti voimaantullakseen.
Asiakirjan aitouden varmistamisessa documentum toimii todisteena. Jos asiakirjojen aitoudessa on epäselvyyksiä, voidaan käyttää esimerkiksi asiantuntijalausuntoja tai vertailla asiakirjassa olevia allekirjoituksia viranomaisrekistereihin. Näin ollen documentum on myös väline, jolla voidaan vahvistaa tai kumota oikeuden edessä esitettyjä väitteitä.
Toisaalta, kun kyseessä on elektroninen documentum, sen on täytettävä digitaalisten asiakirjojen laatuvaatimukset ja sen on oltava sähköisesti allekirjoitettu käyttäen hyväksyttyjä sähköisen allekirjoituksen menetelmiä. Sähköisessä muodossa olevan documentumin käyttö on yhä yleisempää, mikä heijastaa yhteiskunnan digitalisoitumista ja laillisten toimenpiteiden sähköistämistä.
Documentumilla on siis merkittävä rooli todisteena sekä ehtona laillisille toimille ja sopimuksille. Ilman kelvollista documentumia, oikeus- tai hallintomenettelyt eivät etene tai ne voivat johtaa väärin perustein tehtyihin päätöksiin.
Oikeudellinen asiayhteys, jossa termiä Documentum voidaan käyttää:
Esimerkki 1: kun henkilö haluaa todistaa omistusoikeuttaan kiinteistöön, hänen on esitettävä kelvollinen documentum, kuten lainhuudatus tai kauppakirja. Oletetaan, että Marko on ostanut kesämökin ja hänen on rekisteröitävä omistusoikeutensa kiinnityslaitoksessa. Tässä prosessissa Marko tarvitsee kauppakirjan, joka on documentum, joka todistaa kaupan tapahtuneen ja määrittelee kauppahinnan sekä kiinteistön rajat. Jos Markolla ei ole tätä documentumia, hän ei voi vahvistaa, että omistusoikeuden siirto on todella tapahtunut, eikä hänellä siten ole oikeudellista perustaa vaatia kiinteistöä omiin nimiinsä.
Esimerkki 2: Työoikeudellisessa riidassa työntekijä saattaa väittää, että hänen työsopimuksensa määräaikaisuus on perusteeton ja vaatia sopimuksen muuttamista toistaiseksi voimassa olevaksi. Tässä tapauksessa työsopimus toimii documentumina, joka osoittaa työsuhteen ehdot ja määräaikaisuuden perustelut. Työntekijä voi esittää documentuminsa tuomioistuimelle, ja dokumentti tarkastellaan sen todistusarvon määrittämiseksi. Jos dokumentti ei tue työnantajan väitteitä määräaikaisuuden perusteista, työntekijän käsitys voi hyvinkin olla tuomioistuimen päätöksen mukainen.
Juuri tästä syystä documentumin rooli suomalaisessa oikeusjärjestelmässä on ratkaiseva. Se mahdollistaa oikeudenmukaisuuden ja lainmukaisuuden varmistamisen menettelyissä, ja ilman päteviä, aitoustodistettuja asiakirjoja oikeudelliset päätökset voisivat olla heikolla perustalla. Siksi laillisten asiakirjojen säilyttäminen ja niiden asianmukainen käyttö on äärimmäisen tärkeää oikeuden toteutumiselle ja yhteiskunnan oikeudenmukaisuuden ylläpitämiselle.
